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Si fa presto a dire videoconferenza o "webinar". Per affrontare una qualunque attività online non bastano microfono e webcam. E non è solo questione di dotazioni tecniche. Ci sono anche regole di galateo da seguire, perché per quanto si tratti di eventi mediati da un apparecchio elettronico e dalla rete, sono coinvolti pur sempre dei rapporti interpersonali.
    "Chi è abituato a lavorare a contatto con clienti, interagire con persone diverse, tenere presentazioni o a fare formazione in aula, sa bene quanto sia importante instaurare un buon rapporto con chi si ha davanti - spiega Katherina von Bruchhausen, bolzanina, consulente di galateo - Per essere ascoltati e capiti, bisogna stabilire un legame con il pubblico mantenendo sempre un atteggiamento naturale e autentico". Oggi, mentre l'emergenza coronavirus costringe a spostarsi in un ambiente virtuale, vengono meno tutti quei mezzi espressivi quando abbiamo di fronte fisicamente i nostri interlocutori. "Anche se vediamo le persone che partecipano alla videocall o al webinar, è decisamente più difficile capire e interpretare le reazioni e utilizzarle come feedback a quello che stiamo raccontando", sottolinea von Bruchhausen.
    Allora qualche consiglio può tornare utile. Innanzi tutto, bisognerebbe fare qualche investimento in tecnologia: una voce troppo metallica o immagini a bassa risoluzione non favoriscono l'attenzione. "Molto importante è anche la luce giusta - avverte la consulente - più facile da ottenere se avete un faretto che emana sia luce calda che fredda". Ed attenzione a non posizionarsi con la finestra dietro le spalle. È bene, poi, "tenere conto del fatto che la telecamera mostra molti più dettagli, sistemate quindi barba, trucco e capelli prima di entrare in modalità video".
    Va curato anche lo sfondo che è bene che sia "neutro, un muro bianco o un mobile lineare senza oggetti personali. Se c'è una libreria deve essere in ordine perfetto, una vista su divano o letto andrebbe evitata sempre". Un approfondimento merita l'abbigliamento. C'è un vero e proprio dresscode da osservare.
    Giacca e cravatta sopra i pantaloni del pigiama vanno bene per le ironie da web. "È indicato scegliere un abbigliamento congruo alla situazione, al target e al vostro ruolo - osserva von Bruchhausen - Vestitevi, truccatevi, fatevi la barba e sistemate i capelli come fareste per una riunione in ufficio. Scegliete colori uniformi, non troppo accesi e senza motivi o paillettes o simili".
    "Se siete voi ad aver organizzato la videocall o il webinar, collegatevi un po' prima e salutate le persone man mano che si connettono - prosegue la consulente di galateo - È ovvio che oltre un certo numero di persone non riuscirete più a farlo personalmente, ma un sorriso con contatto oculare e una postura aperta faranno sentire a proprio agio i partecipanti".
    Vanno curati anche atteggiamento e gestualità, avverte von Bruchhausen. Ad esempio, "è irritante se mentre state parlando guardate da un'altra parte"; va controllate la mimica che "deve essere professionale, gentile, interessata e rassicurante".
    Insomma, conclude l'esperta di galateo, "anche nella realtà virtuale ci sono delle dinamiche che influenzano l'opinione che gli altri hanno su di noi. Conoscerle e rispettare alcuni comportamenti ci permette di ottimizzare l'impressione che facciamo e migliorare la relazione con gli altri". Il che potrebbe essere "un buon esercizio per quando ritorneremo tutti nella vita reale".